Fatturazione Elettronica “ready to go” per la Distribuzione – powered by Talea Consulting

Dal nostro osservatorio il mercato è diviso in due segmenti, delineati da una questione culturale: le imprese che hanno colto le opportunità della digitalizzazione dei processi e delle informazioni e quelle che hanno paura di investire in nuove tecnologie ed affrontare situazioni impreviste.

Mentre per le prime l’adeguamento in corso risulta “indolore”, le attendiste rischiano di partecipare alla corsa di dicembre in cui improvvisare soluzioni tampone, non sempre in grado di aggiungere valore al business.

Integriamo ai nostri gestionali ERP soluzioni evolute di fatturazione elettronica “ready-to-go” – basate sulla piattaforma documentale full-digital ARXivar – offerte in collaborazione con l’azienda – del Gruppo VM – Talea Consulting, le quali presentano chiarezza dei benefici e non si limitano all’adeguamento normativo. Tali soluzioni sono integrabili, sia con i nostri gestionali proprietari Strike, Elettrix e Olpix – sviluppati per rispondere ai particolari bisogni di distributori di Articoli Idrotermosanitari, Materiale Elettrico, Ferramenta e Utensileria, Pneumatici, Elettrodomestici ed Elettronica di consumo, Attrezzature industriali, Casalinghi, Parti di ricambio, ecc. – sia per nostri ERP basati su SAP Business One hydroOne, lightOne, ironOne e tradeOne, sia per alle altre principali soluzioni gestionali presenti sul mercato.

Oltre alla più generale digitalizzazione dei processi legati a ciclo attivo e passivo, le puntuali richieste delle imprese riguardano: fruizione dei documenti a medio/lungo termine; garanzia della corretta conservazione dei dati; massima automazione del processo di ricezione e invio delle fatture; condivisione delle informazioni ad esse collegate, a tutte le risorse aziendali coinvolti. Tali richieste, soprattutto in questo periodo di avvicinamento alla scadenza normativa del 1° gennaio 2019, pervengono numerosissime, ma ci siamo organizzati in modo da gestire l’attivazione del servizio, nel giro di appena 1 settimana, dal momento dell’avvio della gestione operativa della pratica. L’attuale criticità è rappresentata dal tempo che intercorre dalla richiesta all’avvio delle attività, tempo che è destinato ad aumentare e ben presto potrebbe superare il momento X, dopo il quale non sarà più possibile garantire l’adeguamento entro la scadenza.

Gli step operativi prevedono l’attivazione del portale IX-FE, l’attivazione della firma digitale remota per automatizzare l’intero processo di invio e ricezione delle fatture, la configurazione dell’integrazione di software documentale, ERP e servizi IX, eventualmente anche per conservazione elettronica IX-CE ed infine la formazione degli utenti.

I costi dipendono dal numero di documenti scambiati, rispetto al canone dei servizi certificati IX-FE e IX-CE, oltre che a 2-5 giornate di configurazione, consulenza e formazione, che dipendono dalla complessità del singolo progetto. Parlando di costi però, se ci si amplia il punto di vista, allargando la lente di ingrandimento posta sulla contingenza dell’obbligo normativo, si scopre un risparmio che va dai 5,5€ agli 8,2€ per ogni fattura emessa elettronicamente anziché tradizionalmente (Fonte: Osservatorio sulla Fatturazione Elettronica – nuovo impulso per il Digital B2B – Osservatori.net – giugno 2018). Più che una questione di budget, nella maggior parte delle aziende le maggiori criticità derivano più da questioni di mentalità poco aperte alle innovazioni, al cambiamento. Il ricorso alla fatturazione elettronica può infatti aiutare le imprese a ridurre i costi ed essere più competitive. Per esempio, si apre la strada ad un’organizzazione paperless e alla possibilità di snellire notevolmente il ciclo attivo, specie per quanto concerne la gestione dei documenti (archiviazione, imbustamenti, spedizioni e simili). Inoltre la fatturazione elettronica consente di disporre di dati strutturati, in formato standard rispetto al Sistema di Interscambio (SdI).  Ciò consente la contabilizzazione diretta del ciclo passivo e automatizzata per quanto concerne il ciclo attivo. L’obbligo rappresenta quindi un importante stimolo per rendere il processo più veloce e preciso, in linea con la regolamentazione Iva.

Le imprese che hanno già constatato quanto sia più efficace e veloce scambiare flussi di informazioni invece che documenti cartacei, sono le stesse che esprimono l’esigenza di accelerare il percorso di innovazione, adeguandosi naturalmente alla Fatturazione Elettronica B2B. Un trend che rappresenta quindi un vero e proprio volano per la digitalizzazione, specie per le imprese che automatizzeranno i flussi del ciclo passivo, e per l’ulteriore diminuzione del gap informatico che ancora divide i cosiddetti nativi digitali da quelli analogici, accrescendo quindi le competenze digitali dei lavoratori.

Ci teniamo infine a sottolineare il nostro punto di vista sul tema della Fatturazione Elettronica. Per non rischiare di essere risucchiati da un mercato che propone una jungla di soluzioni per gestire al meglio gli stimoli della digitalizzazione, derivanti dall’obbligo normativo della Fatturazione Elettronica B2B, risulta necessaria una forte collaborazione fra l’area amministrativa e quella ICT aziendale. L’obiettivo primario è quello di sviluppare le necessarie competenze per valutare la soluzione più adatta alla propria organizzazione.

Silvia Montanari
COO – VM Sistemi

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