Nulla è perduto
Il continuo aumento delle preziose informazioni di cui ogni azienda dispone e che quotidianamente gestisce in relazione, tra le altre, ai propri clienti, fornitori e prodotti è spesso causa di una poco organizzata archiviazione dei documenti che ne compromette una efficace e corretta fruizione. Basti sapere che ogni anno circa il 10% dei documenti cartacei viene smarrito e circa il 15% viene classificato in modo scorretto.
Il ricorso alle nuove tecnologie per la gestione e l’archiviazione documentale diviene, così, un fattore indispensabile sia per il contenimento dei costi e l’aumento dell’efficienza che, soprattutto, per il raggiungimento di un reale vantaggio competitivo nel mercato.
VM Sistemi propone ai propri clienti una soluzione basata su ARXivar, il Business Process Management (BPM) italiano facile, scalabile e completo, creato per archiviare, gestire, ritrovare e proteggere le informazioni aziendali da dovunque queste provengano: dal Gestionale Aziendale, dalle Email, dal Fax, dal pacchetto Office, da CRM, dai Sistemi di Qualità, dalla Rilevazione Presenze, e molto altro ancora.
Tanti ulteriori buoni motivi per scegliere la nostra soluzione
ARXivar dispone di una interfaccia utente estremamente intuitiva e facilmente utilizzabile che consente di effettuare condivisioni di informazioni, avviare collaborazioni, far circolare e movimentare i documenti elettronici, gestire le revisioni e applicare note ed allegati sui documenti.
ARXivar offre innumerevoli vantaggi tra cui:
- Il drastico decremento dei tempi di recupero delle informazioni che favorisce una sostanziale e tangibile riduzione dei costi
- Il risparmio in termini operativi ed organizzativi
- La possibilità di creare e gestire flussi documentali (workflow) che consentono il controllo dei processi all' interno dell'organizzazione aziendale
- Il miglioramento delle relazioni con i clienti, i fornitori ed i collaboratori
Funzionalità
ARXivar è la soluzione che consente la gestione elettronica dei documenti, permette la conservazione sostitutiva e gestisce il workflow aziendale.
ARXivar è completamente integrato con i nostri applicativi gestionali ELETTRIX e STRIKE. Ciò consente, in particolare, di:
- Caricare automaticamente in ARXivar i documenti “attivi” emessi dagli applicativi (es. fatture e documenti di trasporto, offerte, e molto altro ancora)
- “Abbinare” in modo automatico, in fase di “scannerizzazione multipla”, i documenti passivi (fatture di acquisto o documenti di trasporto dei fornitori) con i relativi documenti registrati in ELETTRIX e STRIKE
- Creare automaticamente delle relazioni tra tutti i documenti generati facenti parte dello stesso processo aziendale (es. acquisti e vendite), offrendo, così, la possibilità di poter risalire da una fattura al proprio ordine o alla richiesta d’acquisto; e così via.
- Visualizzare direttamente da ELETTRIX e STRIKE un qualsiasi documento archiviato in ARXivar
- Implementare diverse tipologie di workflow management studiate sulla base delle esigenze di ogni azienda con lo scopo di semplificare il flusso delle informazioni, migliorare la comunicazione tra le diverse funzioni aziendali, eliminare la difficoltosa e poco razionale gestione della carta e, infine, snellire i processi
Gestione Elettronica dei Documenti
Con ARXivar è possibile gestire tutta la documentazione e le informazioni aziendali, i documenti e le note, i log, gli allegati, le associazioni, i fascicoli, i promemoria, i protocolli, i moduli, archiviare i documenti in modo massivo, stabilire delle liste di distribuzione e condividere in modo ottimale le informazioni all'interno dell'azienda.
ARXivar è in grado di interfacciarsi con i programmi aziendali (applicativo gestionale, word, excel, outlook, lotus notes e così via) e di far confluire i documenti - gestiti separatamente da ciascuno di questi - in un unico sistema documentale condiviso.
Ogni documento digitalizzato, attivo o passivo, viene accompagnato da una sorta di carta di identità elettronica che ne riporta i dati identificativi. Per ciascun documento è possibile definirne e conoscerne il profilo (es. la tipologia, il fascicolo di appartenenza, il protocollo, e molto altro ancora), la lavorabilità (es.le modifiche, le revisioni, le consultazioni, e altro ancora) e il livello di sicurezza associato (l’abilitazioni all’accesso). Il tutto a discrezione degli utenti utilizzatori (azienda).
ARXivar offre la possibilità di archiviare i documenti in modo manuale, semiautomatico o automatico in cartelle, pratiche, fascicoli e commesse.
L’automatizzazione consente la pre-impostazione di regole di archiviazione massiva da gestionale, spool, file system, e-mail, fax server e molto altro ancora.
I documenti, in fase di archiviazione, possono essere correlati tra loro definendo specifiche regole (es. è possibile mettere in relazione tra loro le fatture, le bolle, le offerte e le richieste di offerta che le hanno generate, e molto altro ancora).
È possibile effettuare all'interno di ARXivar la ricerca dei documenti, in modo facile e veloce eseguendo le ricerche su tutti i campi di profilo del documento, sulle note allegate ai documenti o su dati anagrafici del mittente o del destinatario, fino ad effettuare ricerche di tipo FULL TEXT all’interno di tutti i documenti utilizzando il potente motore OCR.
Intergrazioni
Caratteristiche tecniche e Configurazione
Il prodotto è sviluppato con una duplice interfaccia: Web (sviluppato con tecnologia Microsoft .NET) e Client Server. Ciò ne garantisce il massimo delle prestazioni.
Attualmente la piattaforma di gestione dei dati può essere Microsoft SQL, ORACLE o MySQL.
I documenti possono essere archiviati sia sul fle system che nel DB e, in entrambi i casi, compressi e criptati per diminuire lo spazio ed aumentare la sicurezza.
